Episode 41: Wie der Markt mit der DOPiX-Abkündigung umgeht und wo die größten Herausforderungen liegen
Goodbye DOPiX - Tipps für die Auswahl einer neuen CCM-Software und weitere Herausforderungen
DOPiX ist eine Softwarelösung im Bereich des Customer Communication Managements (CCM), die von Quadient (ehemals icon Systemhaus GmbH) entwickelt wurde. Sie dient hauptsächlich dazu, Unternehmen bei der Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten und Kundenkommunikation zu unterstützen.
Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Customer Communication Management (CCM) Lösungen anbieten. Während sich diese Lösungen in ihren Kernfunktionen häufig ähneln, ist es bei der Auswahl entscheidend, die Unterstützung der eigenen Prozesse und Strategien in den Vordergrund zu stellen. Hier einige Punkte, die beachtet werden sollten:
- Unterstützung der eigenen Prozesse und Strategien
- Infrastruktur:
- Containerisierung und Cloud: Prüfen Sie, ob die CCM-Lösung Container-Technologien (wie Docker) und Cloud-Umgebungen (wie AWS oder Azure) unterstützt. Dies kann Flexibilität und Skalierbarkeit erhöhen und die Integration in moderne IT-Umgebungen erleichtern.
- Administration:
- Einbindung der Fachbereiche: Achten Sie darauf, dass die Lösung Möglichkeiten bietet, die Fachbereiche effektiv einzubinden. Dies könnte durch benutzerfreundliche Oberflächen, flexible Rollen- und Rechteverwaltung oder durch einfache Konfigurationsmöglichkeiten erfolgen.
- Identifikation der eigenen Must-Haves und No-Gos
- Must-Haves:
- Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können und auch bei erhöhtem Kommunikationsaufkommen stabil bleiben.
- Sicherheit und Compliance: Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Branchenstandards sollte gewährleistet sein.
- Flexibilität: Unterstützung verschiedener Kommunikationskanäle (E-Mail, Print, SMS, etc.) und Formate.
- Integration: Kompatibilität mit bestehenden Systemen (ERP, CRM, etc.) und einfache Datenintegration
- Must-Haves:
Bei der Auswahl einer CCM-Lösung sollten Sie sicherstellen, dass die Lösung nicht nur in ihren Kernfunktionen überzeugt, sondern vor allem Ihre individuellen Prozesse und Strategien unterstützt. Die Beachtung der eigenen Must-Haves und No-Gos hilft dabei, die beste Wahl zu treffen. Eine sorgfältige Evaluation kann dazu beitragen, eine langfristig erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.
Viele Hersteller von Customer-Communication-Management-Lösungen (CCM) und andere Anbieter bieten Werkzeuge zur automatisierten Migration an. Hier sind einige wichtige Punkte und Empfehlungen für eine erfolgreiche Migration
Automatisierte Migration und manueller Aufwand:
- Automatisierungsraten: Viele Anbieter versprechen hohe Automatisierungsraten von über 80%. Das bedeutet, dass ein Großteil der Migration durch automatisierte Prozesse abgedeckt wird. Dennoch bleibt ein bedeutender Teil manuell, der sorgfältig geplant und unterstützt werden muss.
- Manuelle Aufgaben: Der manuelle Aufwand kann schnell mehrere hundert Personentage umfassen. Es ist wichtig, diesen Aufwand nicht zu unterschätzen und entsprechende Ressourcen einzuplanen.
Empfehlungen für eine effiziente Migration:
- Schriftgutanalyse im Vorfeld: Wir empfehlen eine umfassende Schriftgutanalyse vor der Migration. Dies hilft, Redundanzen (insbesondere semantische) und veraltete Dokumente zu identifizieren. Unsere KI-Tools können hierbei unterstützen, die Menge der zu migrierenden Vorlagen erheblich zu reduzieren.
- Zukunftsorientierte Migration: Überprüfen Sie, ob eine reine Migration zukunftsweisend ist. Beispielsweise sollte geprüft werden, ob die neuen Anforderungen an barrierefreie PDFs (gemäß dem European Accessibility Act) erfüllt werden können.
Empfehlung:
Eine erfolgreiche Migration erfordert nicht nur eine hohe Automatisierungsrate, sondern auch die sorgfältige Planung und Durchführung der verbleibenden manuellen Aufgaben. Eine gründliche Schriftgutanalyse im Vorfeld kann den Umfang der zu migrierenden Dokumente deutlich reduzieren und sicherstellen, dass die Migration zukunftssicher ist. Unsere KI-Tools und Expertise stehen Ihnen zur Unterstützung zur Verfügung, um diesen Prozess effizient und effektiv zu gestalten.
