Bestandsführungssysteme: Anforderungen an das Nebenbuch

Einführung in die Nebenbuchkomponente von ReSy

Die im Bestandsführungssystem ReSy enthaltene Nebenbuchkomponente gestattet die Führung eines versicherungstechnischen Nebenbuchs, in dem alle in ReSy ausgeführten Geschäftsvorfälle gemäß der im kaufmännischen Bereich üblichen Methodik der Doppik (doppelte Buchführung) aufgezeichnet werden.

Von der ReSy-Nebenbuchkomponente erzeugte Buchungssätze bestehen grundsätzlich aus zwei Halbbuchungen, die betragsmäßig gleich sind, aber immer zwei unterschiedliche Nebenbuchkonten ansprechen. Eines der beiden Nebenbuchkonten wird im SOLL und eines im HABEN bebucht. Zusammengesetzte Buchungssätze, die mehr als zwei Konten ansprechen, müssen also ggfs. in mehrere einfache Buchungssätze aufgelöst werden.

Buchungskreise

Jede Buchung erfolgt in einem eindeutigen Buchungskreis einer rechtlich selbständigen Versicherungsgesellschaft. Intercompany Buchungen zwischen zusammengehörenden Konzerngesellschaften werden mittels spezieller Intercompany-Verrechnungskonten abgebildet. Diese Möglichkeit ist speziell für Restschuld-Verträge mit Sach- und Lebendeckungen essenziell, da hinter solchen Verträgen immer auch zwei Risikoträger stehen. Damit diese gegenüber dem Endkunden als eine Inkasso-/Exkasso-Gemeinschaft auftreten können, müssen sie wechselseitige Forderungen/Verbindlichkeiten untereinander abrechnen.

Kontenpläne und Buchungsregeln

Die in einer Buchung angesprochenen Nebenbuchkonten müssen aus einem zuvor festgelegten Kontenplan stammen, der die kunden- oder mandantenspezifische Kontierung abbildet. Der Begriff Mandant steht in diesem Kontext für eine Gruppe von zusammengehörenden Konzerngesellschaften, die in Versicherungsverträgen gemeinsam als Risikoträgergemeinschaft, d.h. als Risikoträger zu unterschiedlichen Deckungen, auftreten können.

Jede Buchung erfolgt grundsätzlich in der aktuellen Buchungsperiode des jeweiligen Mandanten. Das Schließen einer Buchungsperiode mit gleichzeitiger Eröffnung der nächsten Buchungsperiode erfolgt in der Regel maschinell zu definierten Stichtagen. Entsprechend berechtigte Mitarbeiter des Rechnungswesens können Buchungsperioden aber auch manuell Schließen und bei Bedarf wieder eröffnen.

Alle von ReSy getätigten Buchungen basieren auf Belegdatensätzen, die das Bestandsführungssystem bei der Durchführung von Geschäftsvorfällen erzeugt und an seine Nebenbuchkomponente übergibt. Analog zu anderen nebenbuchführenden Systemen gestattet die Nebenbuchkomponente von ReSy eine mandantenspezifische Konfiguration von Kontenplänen und Buchungsregeln. Die Buchungsregeln legen fest, welche Buchungen ReSy bei der Verbuchung von Belegdatensätzen zu Geschäftsvorfällen tätigen soll. Die Konfiguration von Kontenplänen und Buchungsregeln erfordert dabei keine Programmierkenntnisse und kann somit auch durch diesbezüglich geschulte Mitarbeiter des Rechnungswesens oder des Aktuariats durchgeführt werden.

Ein ggfs. notwendiges kundenspezifisches Customizing der vom Bestandssystem bei Durchführung definierter Geschäftsvorfälle erzeugten Belegdatensätze erfordert jedoch entwicklungsseitige Anpassungen in der jeweiligen Kundendistribution von ReSy.

Kundenspezifische Konfiguration des Nebenbuchs

Zur Führung eines versicherungstechnischen Nebenbuchs müssen das Bestandsführungssystem ReSy und seine Nebenbuchkomponente geeignet kundenspezifisch konfiguriert werden. Die hierfür ReSy-seitig angebotenen Konfigurationsmöglichkeiten sind dabei auf maximale Flexibilität ausgelegt und nicht auf bestimmte Rechnungslegungsvorschriften (HBG, IFRS, etc.) eingeschränkt. Oberstes Ziel ist es, möglichst alle kundenspezifischen Vorgaben zur Nebenbuchführung – ohne systemseitige technische Restriktionen – abbilden zu können.

Herausforderungen bei der Konfiguration

Die Konfiguration eines versicherungstechnischen Nebenbuchs für ein Bestandsführungssystem ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Dies trifft in besonderem Maße auf den Bereich Bancassurance mit seinen diesbezüglichen Besonderheiten (z.B. Restschuld-Verträge mit Sach- und Leben-Deckungen) zu, auf den ReSy speziell ausgerichtet ist. Die für die diesbezüglichen Fachvorgaben zuständigen Mitarbeiter des Rechnungswesens sind daher dankbar, wenn sie sich auf ihre fachliche Expertise konzentrieren können, ohne auf systemseitige technische Restriktionen achten zu müssen.

Was aber macht diese Aufgabe so anspruchsvoll? Im Wesentlichen müssen doch „nur“ Buchungsregeln definiert werden, die festlegen, welcher Geschäftsvorfall, welche Buchungen tätigen soll.

Nun, hierfür gibt es gleich mehrere Gründe. Natürlich müssen zuvorderst (wie für alle anderen vom Rechnungswesen geführten Bücher auch)  die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden. Diese stellen ein umfangreiches Regelwerk aus teilweise gesetzlich vorgeschriebenen und teilweise „ungeschriebenen“ Regeln und Empfehlungen dar, zu denen es eine umfangreiche Gesetzes-, Fach- und Sekundärliteratur gibt.

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung muss für alle im System ausführbaren Geschäftsvorfälle in allen noch so unwahrscheinlichen Sonderfällen gewährleistet sein. Speziell für ein versicherungstechnisches Nebenbuch zu einem Bestandsführungssystem ist hier schon das schiere Mengengerüst eine Herausforderung, da die durch einen Geschäftsvorfall zu tätigenden Buchungen stark vom spezifischen Kontext dieses Geschäftsvorfalls abhängen können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Um das Mengengerüst an erforderlichen Buchungsregeln pro Geschäftsvorfall zu verdeutlichen, betrachten wir ein vermeintlich einfaches Beispiel: Die Kündigung eines Vertrags.

Ausgangslage

Nehmen wir an, es handelt sich um einen von einer Bank vermittelten Restschuld-Vertrag mit monatlicher Zahlweise, der sowohl Sachdeckungen (z.B. Risiko Arbeitslosigkeit) als auch Lebendeckungen (z.B. Risiko Todesfall) enthält.

Die Beitragssollstellung, d.h. die Forderung gegenüber dem Kunden, für einen Monatsbeitrag wird jeweils am Monatsultimo des Vormonats gebucht, der Einzug der Beiträge erfolgt jeweils am 15. des Monats.

Aktuelles Datum, zu dem die Kündigung ausgeführt wird, ist der 10. August. Die Kündigung blieb (aus welchen Gründen auch immer) ohne Verschulden des Kunden bei der Bank (dem zuständigen Vertriebspartner) liegen und muss daher rückwirkend zum Monatswechsel Mai/Juni ausgeführt werden.

Für die Monate Juni und Juli ist somit bereits ein Beitragseinzug erfolgt und der zugehörige Beitrag soll kumuliert vom Eigenkonto der Lebengesellschaft rückerstattet werden, damit der Kunde nicht von unterschiedlichen Versicherungsgesellschaften Teilbeträge seines Rückbeitrags erhält.

Für den August ist noch kein Beitragseinzug erfolgt, aber bereits eine Beitragssollstellung gebucht, die daher im Rahmen der Kündigung wieder ausgebucht werden muss.

Anforderungen

Der GeVo Kündigung muss also verschiedene zu buchende Beträge für unterschiedliche Beitragszeiträume völlig unterschiedlich buchen und dabei ggfs. weitere Besonderheiten beachten:

1. Für den rückzuerstattenden Beitrag für die Monate Juni/Juli muss eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden erfolgswirksam eingebucht, für den August eine Forderung erfolgswirksam ausgebucht werden.
2. Aufgrund der unterschiedlichen Risikoträger für die Deckungen Arbeitslosigkeit und Todesfall müssen die Buchungen pro Deckung und in den Buchungskreisen der jeweiligen Risikoträger (Sach-Gesellschaft bzw. Leben-Gesellschaft) erfolgen.
3. Aufgrund der kumulierten Auszahlung durch die Leben-Gesellschaft, geht diese für die Sach-Gesellschaft in Vorleistung und es entstehen wechselseitige Intercompany Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen Sach-Gesellschaft und Leben-Gesellschaft, die ebenfalls im Nebenbuch gebucht werden müssen.
4. Die Auszahlung an den Kunden erfolgt unmittelbar (oder durch einen nächtlichen Zahlungsbatch-Lauf am selben Tag), sodass die Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden im Nebenbuch auch unmittelbar (oder durch den nächtlichen Zahlungsbatch-Lauf) wieder ausgeglichen werden muss.
5. Der Ausgleich zwischen den Gesellschaften soll im Gegensatz hierzu nicht bei jeder einzelvertraglichen Bestandsbewegung – wie der Kündigung des vorliegenden Vertrags – erfolgen, sondern immer nur in unregelmäßigen zeitlichen Abständen bei Bedarf, wenn sich hinreichend hohe Forderungen bzw. Verbindlichkeiten aufgebaut haben. Daher müssen die wechselseitigen Intercompany Forderungen und Verbindlichkeiten auf spezielle Nebenbuchkonten zu einem Kontokorrent, dass die beiden Gesellschaften führen, gebucht werden.

Konstruiertes Beispiel?

Nein, durchaus gängige Praxis. Und es ist leicht, noch eine Komplexitätsstufe drauf zu legen: Falls es offene Forderungen gegen den Kunden gibt, z.B. aus einem Lastschrift-Rückläufer aus dem Monat März, sollte die Kündigung diese offene Forderung natürlich mit der Auszahlung des Rückbeitrags verrechnen und auch diese Verrechnung korrekt verbuchen können.

Test des Nebenbuchs

Das obige Beispiel demonstriert eine weitere Herausforderung, insbesondere für den späteren Test des Nebenbuchs: Ein einziger Geschäftsvorfall kann schon mal eine hohe zweistellige Anzahl an Buchungen auslösen. In Kombination mit den vielen zu testenden Geschäftsvorfällen und verschiedensten Sonderkonstellationen ergibt das für den Test des Nebenbuchs schnell eine ungeheure Flut von erwarteten und zu prüfenden Buchungen.

Zwar fallen die meisten fehlerhaften Buchungen nach einem simulierten Monatsabschluss dadurch auf, dass gewisse Nebenbuchkonten in standardmäßig erzeugten Nebenbuch-Reports nicht ausgeglichen sind oder nicht die erwarteten Salden aufweisen, aber verlassen sollte man sich darauf natürlich nicht. Ähnlich verhält es sich mit Tests rein auf Basis eines nachgelagerten Hauptbuch-Exports.

Ohne maschinelle Regressionstests ist ein Test des Nebenbuchs mit einer ausreichenden Testabdeckung eine kaum zu bewältigende Herkules-Aufgabe.

ReSy hat daher ein ursprünglich genau aus dieser Motivation heraus entwickeltes, aber mittlerweile auch für gänzlich andere Aufgabenstellungen nutzbares, Excel-basiertes Testframework für maschinelle Regressionstests an Bord, das sich in mehreren Kundenprojekten als außerordentlich nützliches Werkzeug erwiesen hat.