Optimierte SAP-Berechtigungen – der Schlüssel zu niedrigeren Kosten und mehr Effizienz
Die Welt des SAP-Lizenzmanagements steht vor einer entscheidenden Veränderung. Während bisherige Lizenzkosten weitgehend auf der tatsächlichen Verwendung der Nutzenden basierten, erfolgt die Vermessung zukünftig auf Basis der vergebenen SAP-Berechtigungen. Diese Neuausrichtung, insbesondere im Kontext der Migration zu S/4HANA, birgt sowohl Herausforderungen als auch enorme Chancen für Unternehmen. Wer diese Entwicklung ignoriert, riskiert nicht nur steigende Kosten, sondern auch Compliance-Probleme. Doch es gibt eine gute Nachricht: Mit einer gezielten Optimierung der SAP-Berechtigungen können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern ihre Effizienz erheblich steigern.
Der Wandel: Von der Nutzung zur Berechtigung
Mit der Einführung von S/4HANA und dem neuen SAP STAR Service ändert sich die Grundlage für die Lizenzvermessung grundlegend. Wo früher das tatsächliche Nutzungsverhalten der Nutzenden entscheidend war, spielt nun die Vergabe von SAP-Berechtigungen eine zentrale Rolle.
Dieser Wandel hat tiefgreifende Auswirkungen:
- Nutzende mit umfangreichen SAP-Berechtigungen werden höherwertigen und damit teureren Lizenztypen zugeordnet, unabhängig davon, ob sie diese Berechtigungen aktiv nutzen.
- Erfahrungsgemäß haben viele Nutzende mehr SAP-Berechtigungen als notwendig, was unnötige Lizenzkosten verursacht.
- Neue Lizenztypen wie Professional Use, Functional Use und Productivity Use setzen eine granularere und strategischere Zuweisung von SAP-Berechtigungen voraus.
Diese Veränderung betrifft alle SAP-Kunden, die bis spätestens 2027 (bzw. 2030 mit Extended Support) auf S/4HANA migrieren müssen.
Die Kostenfalle: Berechtigungsüberhang und ineffizientes Lizenzmanagement
Ohne eine gezielte Optimierung führt das neue Lizenzmodell oft zu einer unnötig teuren Klassifizierung der Nutzenden. Ein überhäufiges Problem ist der Berechtigungsüberhang:
- Nutzende haben SAP-Berechtigungen, die sie nicht benötigen oder nie verwenden.
- Diese überflüssigen SAP-Berechtigungen führen dazu, dass sie teureren Lizenzkategorien wie „Professional Use“ zugeordnet werden.
Exemplarische Berechnungen zeigen, dass Unternehmen durch eine gezielte Optimierung ihrer SAP-Berechtigungen erhebliche Einsparungen erzielen können. So konnte in einem anonymisierten Beispiel die Anzahl der teuren Lizenztypen wie „Professional Use“ um mehr als 50 % reduziert werden. Dies führte zu Einsparungen im zweistelligen Millionenbereich. Gleichzeitig wurden kostengünstigere Kategorien wie „Functional Use“ oder „Productivity Use“ vermehrt eingesetzt. In der Praxis sind Einsparungen von bis zu 60 % der Lizenzkosten möglich, was nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch eine effizientere und transparentere SAP-Nutzung ermöglicht. |
Der Lösungsansatz: Optimierung der SAP-Berechtigungen
Um von diesem Einsparpotenzial zu profitieren, ist ein strukturierter Ansatz zur Optimierung der SAP-Berechtigungen erforderlich. Die wichtigsten Schritte sind:
Analyse der bestehenden SAP-Berechtigungen
- Prüfen Sie, welche SAP-Berechtigungen aktuell vergeben sind und wie diese genutzt werden.
- Identifizieren Sie SAP-Berechtigungen, die nicht oder nur selten genutzt werden.
Kategorisierung und Anpassung
- Ordnen Sie Nutzende den passenden Lizenztypen zu. Nutzende mit wenigen SAP-Berechtigungen sollten beispielsweise in die Kategorie „Productivity Use“ fallen.
- Entfernen Sie überflüssige SAP-Berechtigungen, um eine höherwertige Klassifizierung zu vermeiden.
Einrichtung eines kontinuierlichen Optimierungsprozesses
- Implementieren Sie Tools wie z. B. die Xiting Authorizations Management Suite (XAMS), um SAP-Berechtigungen dauerhaft zu überwachen und zu optimieren.
- Führen Sie regelmäßige Reviews durch, um auf Veränderungen in der Organisation zu reagieren.
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Die Vorteile: Mehr Effizienz, niedrigere Kosten
Durch eine gezielte Optimierung der SAP-Berechtigungen profitieren Unternehmen auf mehreren Ebenen:
Kosteneinsparungen
Reduzierte Lizenzkosten durch eine passgenaue Berechtigungszuweisung.
Effizientere SAP-Nutzung
Die Bereinigung von SAP-Berechtigungen sorgt für Übersichtlichkeit und eine bessere Systemleistung.
Compliance-Sicherheit
Eine klar strukturierte Vergabe von SAP-Berechtigungen minimiert Sicherheits- und Compliance-Risiken.
Fazit: Jetzt handeln, um Kosten zu sparen
Die Umstellung auf das neue Lizenzmodell von S/4HANA erfordert ein Umdenken im SAP-Berechtigungsmanagement. Wer frühzeitig handelt, kann nicht nur Kosten sparen, sondern seine Organisation effizienter und zukunftssicher aufstellen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre SAP-Berechtigungen jetzt zu optimieren – und machen Sie Ihre Lizenzkosten zu einem strategischen Vorteil.
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Ihr Ansprechpartner
Björn Rolka