Wachsende Datenberge in SAP? Herangehensweise & Best Practices für die SAP Datenarchivierung
SAP-Systeme speichern täglich riesige Datenmengen – ohne klare Archivierungsstrategie drohen Performance-Verlust, hohe Betriebskosten und Compliance-Risiken. Der Beitrag zeigt praxisnah, wie Unternehmen mit SAP ILM oder SARA strukturierte Archivierungsprozesse etablieren, gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO einhalten und gleichzeitig Speicherressourcen optimieren. Von der technischen Umsetzung über die Auswahl geeigneter Tools bis hin zu Best Practices aus der Beratungspraxis: Eine durchdachte Archivierung ist Schlüssel für nachhaltige SAP-Systeme – gerade im Kontext von S/4HANA-Migrationen.
SAP-Datenwachstum effizient managen: Der Schlüssel liegt in der Archivierung
Haben Sie vielleicht auch den einen Raum im Haus, in dem sich Kartons stapeln, die man eigentlich schon längst aussortieren und aufräumen wollte? Je mehr hineingestellt wird, desto unübersichtlicher und ineffizienter wird es. Genau so kann es sich mit SAP-Daten verhalten.
SAP-Systeme generieren und verarbeiten täglich eine große Menge an Daten. Mit der Zeit wachsen Transaktions- und Stammdatenbestände, was die Systemleistung beeinträchtigen und Speicher- sowie Wartungskosten erhöhen kann. Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, ihre Daten effizient zu verwalten, zu archivieren und zu löschen, ohne gesetzliche Aufbewahrungspflichten wie die DSGVO zu vernachlässigen.
Ohne eine durchdachte Archivierungsstrategie können steigende Speicher- und Lizenzkosten sowie Performance-Einbußen zur Belastung werden. Wie also gelingt eine effiziente Datenarchivierung in SAP?
Vorteile von SAP Datenarchivierung
Eine gut umgesetzte Archivierungsstrategie bringt zahlreiche Vorteile.
Optimierung der Systemleistung
Durch die Reduzierung der Datenmenge im aktiven SAP-System wird die Performance erheblich gesteigert. So bleiben die Systeme schnell und reaktionsfähig, auch bei großen Datenmengen. Darüber hinaus optimiert sie Backup- und Wiederherstellungsprozesse, da weniger Daten gesichert und wiederhergestellt werden müssen.
Kostenersparnis
Die Archivierung von Daten führt zu einer Reduzierung des Speicherbedarfs, was wiederum zu geringeren Betriebskosten führt. Weniger Speicherplatz im produktiven System bedeutet Einsparungen sowohl bei der Infrastruktur als auch bei den laufenden IT-Kosten.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO)
Zudem trägt sie zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei, indem sie eine regelkonforme Datenaufbewahrung und fristgerechte Löschung ermöglicht.
Datensicherheit
Die Sicherheit sensibler Daten wird erhöht, da klare Archivierungsrichtlinien und Zugriffskontrollen bestehen.
Insgesamt sorgt eine strukturierte Archivierung für eine stabilere Systemlandschaft und minimiert das Risiko von Speicherengpässen oder Systemausfällen.
Gerade bei anstehenden S/4HANA-Transformationen spielt damit Datenarchivierung eine wichtige Rolle. SAP-Datenarchivierung hilft, Altlasten zu reduzieren und nur die relevanten Daten in das neue System zu überführen. Das spart Speicherplatz, senkt Betriebskosten und verkürzt Migrationszeiten.
Datenarchivierung richtig angehen – technisch, fachlich und auf SAP Basis
Eine erfolgreiche Datenarchivierung erfordert mehr als nur das Verschieben von alten Daten in externe Speicher. Sie muss strategisch geplant und so umgesetzt werden, dass sie den Geschäftsbetrieb unterstützt, gesetzliche Vorgaben erfüllt und gleichzeitig die IT-Systeme entlastet. Dabei spielen technische, fachliche und systemseitige Aspekte eine entscheidende Rolle.
Die technische Umsetzung beginnt mit der Analyse der bestehenden IT-Landschaft. Welche Daten können archiviert werden? Wo und in welchem Format sollen sie gespeichert werden? Die Wahl der richtigen Speicherlösung – ob Datenbanken, Cloud-Archiv oder externe Speichersysteme – beeinflusst sowohl die Kosten als auch die langfristige Verfügbarkeit archivierter Daten. Auch Sicherheitsaspekte, wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, müssen berücksichtigt werden.
Die fachliche Dimension der Archivierung umfasst die Definition klarer Aufbewahrungs- und Löschregeln. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie regulatorische Anforderungen (z. B. DSGVO, GoBD, SOX) einhalten und dass archivierte Daten gleichzeitig weiterhin für Geschäftsprozesse oder Audits zugänglich bleiben. Dazu gehört auch die enge Abstimmung zwischen IT, Fachbereichen und Compliance-Abteilungen.
In SAP-Systemen stehen verschiedene Technologien zur Datenarchivierung zur Verfügung, wie SAP ILM (Information Lifecycle Management) oder SAP SARA. Diese ermöglichen eine automatisierte, regelbasierte Archivierung und Löschung von Daten. Wichtig ist, dass die SAP-Archivierungsstrategie mit den individuellen Geschäftsprozessen abgestimmt wird, um eine optimale Nutzung der Systeme zu gewährleisten.
Tools & Lösungen: Verschiedene Möglichkeiten der Datenarchivierung in SAP
Was ist SAP ILM?
SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist eine Lösung zur Verwaltung des gesamten Datenlebenszyklus innerhalb eines SAP-Systems. SAP ILM unterstützt Unternehmen dabei, Daten von ihrer Entstehung über die Nutzung bis hin zur regelkonformen Archivierung und Löschung effizient zu verwalten. Es ermöglicht die automatische Klassifizierung und Archivierung von Daten gemäß vordefinierter Regeln. Sensible oder nicht mehr benötigte Daten können nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sicher gelöscht werden. Darüber hinaus erleichtert SAP ILM die Umsetzung von Compliance-Anforderungen, indem es revisionssichere Archivierungsmethoden bietet und die Einhaltung interner sowie externer Richtlinien sicherstellt. Der Einsatz von SAP ILM reduziert die Datenlast im aktiven System, verbessert die Performance und senkt Speicher- und Wartungskosten.
Weitere Archivierungsmöglichkeiten mit der SAP-Transaktion SARA
SAP SARA (SAP Archive Administrator) ist ein Werkzeug innerhalb von SAP, das speziell für die automatische Archivierung und Verwaltung von Archivdateien entwickelt wurde. SAP SARA ermöglicht durch das Einrichten von Archivierungsaufträgen die Archivierung von Daten, die nicht mehr aktiv verwendet werden, aber dennoch aus rechtlichen oder betriebswirtschaftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Es stellt sicher, dass archivierte Daten jederzeit zugänglich bleiben, falls sie wieder benötigt werden.
Die Unterschiede zwischen SAP ILM und SAP SARA
Bei der Wahl zwischen SAP ILM und SAP SARA sollten Unternehmen die jeweiligen Stärken und Unterschiede der beiden Lösungen berücksichtigen:
Kriterium | SAP ILM | SAP SARA |
|---|---|---|
Funktion | Verwaltung des gesamten Datenlebenszyklus, inkl. Archivierung, DSGVO-konformer Löschung und Aufbewahrung | Klassische Archivierung und Verwaltung von Archivierungsaufträgen |
Automatisierung | Automatische Klassifizierung und Steuerung des Datenlebenszyklus gemäß Richtlinien | Archivierung nach vordefinierten Archivierungsobjekten ohne Lebenszyklussteuerung |
Compliance | Integrierte Unterstützung für gesetzliche Anforderungen wie DSGVO | Erfüllung grundlegender Archivierungsvorschriften, jedoch ohne spezielle Compliance-Mechanismen |
Stilllegung von Systemen | Effiziente Stilllegung von SAP-Altsystemen mit weiterhin verfügbarem Datenzugriff | Stilllegung von Systemen möglich, jedoch weniger flexibel und umfassend als bei ILM |
Auswahl der richtigen Archivierungslösung
Die Wahl der passenden Archivierungslösung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Unternehmen sollten vor der Entscheidung folgende Aspekte berücksichtigen:
- Datenvolumen und Wachstum: Wie groß ist das aktuelle Datenvolumen und wie schnell wächst es? Systeme mit stark steigenden Datenmengen profitieren oft von einer ILM-gestützten Lösung.
- Regulatorische Anforderungen: Gibt es spezielle Compliance-Vorgaben, die erfüllt werden müssen, z. B. branchenspezifische Aufbewahrungsfristen oder DSGVO-Vorgaben?
- Budget und IT-Ressourcen: Welche Investitionen sind für Speicherplatz, Implementierung und Wartung erforderlich? Ist das IT-Team in der Lage, eine komplexe ILM-Strategie zu managen, oder wäre eine einfachere SARA-Lösung besser geeignet?
Datenarchivierung einrichten – Schritt für Schritt
Eine strukturierte Datenarchivierung ist entscheidend, um die Systemleistung zu optimieren, IT-Kosten zu senken und die Einhaltung geltender Richtlinien zu gewährleisten. Diese Anleitung vermittelt eine klare Vorgehensweise für eine sichere und nachhaltige Archivierung.
Vor Beginn der Archivierung, sollten folgende Fragen geklärt werden:
- Welche Daten sollen archiviert werden? (z. B. Verträge, Finanzdaten, Kundendaten)
- Wie lange müssen diese Daten aufbewahrt werden? (z. B. gesetzliche Frist von zehn Jahren)
- In welchem Format sollten die Daten gespeichert werden? (z. B. CSV, XML, PDF/A)
- Welches Archivierungstool soll verwendet werden? (z. SAP ILM oder SAP SARA)
Daten sollten in verschiedene Kategorien eingeteilt werden:
- Kritische Daten: Langfristige Speicherung erforderlich (z. B. Verträge mit Kunden, Partnern oder Lieferanten)
- Wichtige Daten: Mittelfristige Speicherung notwendig (z. B. Projektunterlagen für laufende oder kürzlich abgeschlossene Projekte)
- Wenig relevante Daten: Löschung oder Komprimierung erforderlich (z. B. veraltete Back-ups)
Unternehmen müssen sich zwischen einer lokalen, cloudbasierten oder hybriden Archivierungslösung entscheiden. Jede Option hat Vor- und Nachteile hinsichtlich Kontrolle, Skalierbarkeit und Wartungsaufwand.
Je nachdem welche Archivierungsstrategie im vorangehenden Schritt gewählt wurde, ist nun die Speicherlösung entsprechend einzurichten:
Lokal
- Netzwerkspeicher (NAS/SAN) einrichten
- RAID-Konfiguration für Redundanz nutzen
Cloud
- Speicherplatz bei einem Cloud-Dienstleister anfragen und einkaufen
- Verschlüsselung aktivieren
Hybrid
- Automatische Synchronisation zwischen lokalem Speicher und Cloud einrichten
Im nächsten Schritt sind regelmäßige Back-ups einzurichten (z. B. Datenbanksicherungen, Dateiarchivierung per Skript), Lebenszyklusrichtlinien (z. B. automatische Archivierung oder Löschung veralteter Daten) und Versionierung zu aktivieren.
Nutzen Sie Prüfsummen und Hashes zur Integritätsprüfung und führen Sie regelmäßige Prüfungen durch. Darüber hinaus können Sie mithilfe von digitalen Signaturen Dokumente sicherer gestalten und so ebenfalls die Datenintegrität sicherstellen.
Beschränken Sie Zugriffsrechte auf ein Minimum – nutzen Sie dazu das „Least-Privilege-Prinzip“. Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung für kritische Daten und setzen Sie Datenverschlüsselung ein.
Ein Aspekt, der in der Praxis häufig vernachlässigt wird, obwohl er sehr wichtig ist: Testen Sie die Archivierungsprozesse, in dem Sie:
- stichprobenartige Wiederherstellung archivierter Daten durchführen
- den Vergleich mit Originaldaten vornehmen
- prüfen, ob archivierte Daten auch zukünftig zugänglich sind
Eine umfassende Dokumentation der Archivierungsstrategie, gesetzlicher Vorgaben, Schnittstellen und Zugriffskontrollen sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit und sollte daher nicht vernachlässigt werden.
Es empfiehlt sich, die Archivierungsrichtlinien alle sechs bis zwölf Monate zu überprüfen, veraltete oder überflüssige Daten regelmäßig zu löschen und zu überprüfen, dass Speicherformate nach wie vor kompatibel sind.
Best Practices und typische Fehler bei der SAP-Datenarchivierung
Bei der Datenarchivierung stehen Unternehmen häufig vor den folgenden Fallstricken:
- Compliance und rechtliche Anforderungen: Unternehmen müssen gesetzliche Vorgaben wie DSGVO und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten einhalten. Unsachgemäße oder zu frühe Löschung kann zu rechtlichen Problemen führen.
- Datenintegrität und -zugänglichkeit: Archivierte Daten müssen auch nach Jahren noch lesbar und wiederherstellbar sein. Eine unzureichende Archivierungslösung kann zu Datenverlust oder schwer zugänglichen Archiven führen.
- Speicherplatz und Performance: Wenn Archivierungsprozesse nicht effizient gesteuert werden, kann es trotz Archivierung zu Performance-Problemen kommen.
- Datenklassifikation und -kategorisierung: Ohne eine klare Klassifizierung besteht das Risiko, dass kritische Daten versehentlich gelöscht oder unwichtige Daten archiviert werden.
- Integration der Archivierungslösung: Eine fehlerhafte oder unvollständige Integration in bestehende Systeme kann zu ineffizienten Archivierungsprozessen oder Datenverlust führen.
Was also tun, damit die Datenarchivierung in der Praxis gelingt? Unsere Berater:innen haben bereits einige Datenarchivierungsprojekte begleitet und vier ihrer Best Practices zusammengefasst:
- Klare Archivierungsstrategie definieren: Unternehmen sollten genau festlegen, welche Daten archiviert oder gelöscht werden und welche gesetzlichen Vorgaben dabei zu beachten sind.
- Automatisierung nutzen: Automatisierte Archivierungsprozesse reduzieren Fehler und steigern die Effizienz. Lösungen wie SAP ILM bieten umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten.
- Regelmäßige Überprüfung der Archivierungsstrategie: Zugriffstests auf archivierte Daten und die Kontrolle der Löschprozesse sind essenziell, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
- Schulungen der Mitarbeitenden: IT-Administratorinnen und -Administratoren und Compliance-Teams sollten regelmäßig geschult werden, um sicherzustellen, dass Archivierungsprozesse korrekt umgesetzt werden.
Fazit
Eine strukturierte Datenarchivierung bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Systemleistung zu optimieren, Kosten zu senken und gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Durch eine gut geplante Archivierungsstrategie lassen sich große Datenmengen effizient verwalten, das System lässt sich schlank halten. Tools wie SAP ILM und SAP SARA bieten automatisierte Lösungen, die eine revisionssichere Archivierung ermöglichen und sicherstellen, dass archivierte Daten jederzeit zugänglich bleiben.
Wichtig ist, dass Unternehmen klare Archivierungsrichtlinien definieren, den Prozess regelmäßig überprüfen und ihre Mitarbeitenden schulen, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu maximieren. Insgesamt trägt eine durchdachte Datenarchivierung nicht nur zur Performance des SAP-Systems bei, sondern minimiert zudem auch rechtliche und organisatorische Risiken.
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Ihre Ansprechpartnerin
Celin Sophie Yazan