EPO Software-Lösung für XRechnungen
EPO unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben zur XRechnung für Bundesbehörden
Zum Stichtag 27. November 2020 wird die XRechnung (alternative Bezeichnung: elektronische Rechnung oder e-Rechnung) für Bundesbehörden, später auch bei Landesbehörden sowie Gemeinden und Kommunen, in Deutschland zur Pflicht. Alle Lieferanten sind ab dem jeweiligen Datum gesetzlich dazu verpflichtet, e-Rechnungen auf Basis UBL XML an deutsche Bundesbehörden zu versenden. Lieferanten von Bundesbehörden benötigen daher recht kurzfristig eine praktikable Lösung zur Erstellung und Übermittlung dieser elektronischen Rechnungen. Mit dem Einsatz der EPO Software-Lösung stellt die enowa AG eine Komplettlösung für e-Rechnungen als SAP Add-In zur Verfügung und unterstützt Unternehmen, die neuen gesetzlichen Vorgaben umzusetzen.
Registrierung, Versand und Annahme der XRechnungen auf dem ZRE-Portal
Die Annahme von e-Rechnungen erfolgt über das Portal der zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes unter folgender URL https://xrechnung.bund.de. Da die deutschen Bundesbehörden XRechnungen schon seit einigen Monaten annehmen, ist es bereits jetzt für Unternehmen möglich, sich auf der Plattform zu registrieren und XML-Rechnungen an diese zu versenden.
Von der ZRE-Plattform müssen die elektronischen Rechnungen von den angeschlossenen Bundesbehörden bzw. von Institutionen, die teilweise oder ganz der öffentlichen Hand gehören – wie z.B. Sozialverbände, Institute, Krankenhäuser, Energieversorger o.ä. – abgeholt werden. Die korrekte Adressierung wird durch die Leitweg-ID als eindeutige Kennung sichergestellt.
Die Komplettlösung für e-Rechnungen von EPO Software als SAP Add-In
Die Abholung der elektronischen Rechnungen im ZRE-Portal sowie die Übergabe zur lokalen Weiterverarbeitung in der betreffenden Behörde, z.B. mittels Rechnungseingangsworkflow, kann mittels der EPO Software-Lösung erfolgen.
Die EPO XRechnung umfasst optional auch Funktionalitäten für Eingangsrechnungen von Lieferanten, z.B. ein Software-Modul zur Verarbeitung eingehender XRechnungen sowie ein Rechnungseingangsbuch (EPO RAB).
„Die EPO Software-Lösung kann aufgrund ihres modularen Aufbaus komponentenweise eingesetzt werden. Damit lässt sie sich passgenau in jede bestehende IT-Landschaft integrieren“, so Wolfgang Hornung, Senior Management Consultant der enowa AG.
„Daher stellt die EPO Software die kompletteste und damit am einfachsten implementierbare Lösung dar und bietet mit ihren vielseitigen Funktionalitäten sowie ihrer hohen Qualität den SAP-Anwendern ein herausragendes Preis-Leistungs-Verhältnis“, so Wolfgang Hornung weiter.
Die elektronische Rechnung bietet auch für Unternehmen praktische Vorteile
Grundsätzlich sind e-Rechnungen im Rahmen der gesetzlichen EU-Standards, XML UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) möglich.
Die XRechnung in Deutschland basiert auf XML UBL, das durch den Computer eindeutig lesbar ist und von diesem somit sicher verarbeitet werden kann. Dabei müssen bestimmte Standards eingehalten werden. Bei höherem Rechnungsvolumen bietet sich für SAP-Anwender die Erzeugung sowie der Versand der elektronischen Rechnungen direkt aus SAP heraus an. Dabei wird die benötigte XML-Datei auf Basis der SD-Faktura bzw. des SAP FI-Rechnungsbelegs erstellt.
Wolfgang Hornung von der enowa AG empfiehlt, aufgrund der Vielzahl der zu erwartenden Eingangs-Webservices von Bund, Ländern und Gemeinden ab einer größeren Anzahl von XRechnungen auf einen professionellen EDI-Dienstleister für die Zustellung zu vertrauen, der PEPPOL-zertifiziert ist (PEPPOL = Pan-European Public Procurement OnLine). „Die EPO Software bietet APIs (Schnittstellen) sowohl zu allen Zustell-Dienstleistern als auch direkt zu den einzelnen Webservices an“, ergänzt Wolfgang Hornung.
Die technische Zustellung wird in Echtzeit (Sekundenbereich) in SAP ERP oder SAP S/4HANA bestätigt, falls die Übermittlung der XRechnungen via PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) erfolgt. Daher erübrigen sich Rückfragen beim Kunden, die den Erhalt der Faktura betreffen.
„Mit der EPO Software haben Unternehmen eine schnelle, unkomplizierte und mit geringem Aufwand implementierbare Lösung als Antwort auf die neuen gesetzlichen Vorgaben parat“, fasst Wolfgang Hornung zusammen.