SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM)
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, immer größere Datenmengen effizient zu verwalten, ohne dabei die gesetzlichen Vorgaben aus den Augen zu verlieren. Veraltete oder überflüssige Daten belasten IT-Systeme, verursachen unnötige Kosten und erhöhen das Risiko von Datenschutzverstößen. Genau hier können Sie mit SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ansetzen.
Definition : Was ist SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM)?
SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist eine Lösung zur Verwaltung des gesamten Datenlebenszyklus innerhalb eines SAP-Systems – von der Entstehung über die Nutzung bis hin zur regelkonformen Archivierung und Löschung. Durch automatisierte Klassifizierung und vordefinierte Regelwerke unterstützt ILM eine sichere und effiziente Datenverwaltung. Sensible oder nicht mehr benötigte Daten werden so nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sicher gelöscht.
Warum ist ILM für Unternehmen wichtig?
Unternehmen nutzen ILM, um Daten effizient zu archivieren, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten und ihre IT-Systeme zu entlasten. Insbesondere in Zeiten zunehmender regulatorischer Anforderungen spielt ILM eine entscheidende Rolle.
Besonders im Kontext der S/4HANA-Transformation gewinnt ein durchdachtes Datenmanagement an Bedeutung. Altdaten erschweren die Systemumstellung und treiben Kosten für Infrastruktur und Migration in die Höhe. Eine gezielte Archivierungsstrategie sorgt für eine schlanke, performante Systemlandschaft.
Die Kernfunktionen von SAP ILM : Automatisierte Datenarchivierung und -löschung
Datenarchivierung
SAP ILM ermöglicht ein flexibles Datenarchivierungsmanagement, das sich an individuelle Unternehmensrichtlinien anpassen lässt.
- Auf Basis automatisierter Prozesse und vordefinierter Regelwerke werden Daten automatisiert aus der Datenbank in das Archiv verschoben. So reduziert SAP ILM den administrativen Aufwand und minimiert das Risiko menschlicher Fehler bei der Datenverwaltung.
- Der Zugriff auf archivierte Daten ist jederzeit möglich.
Retention Management (RM) in SAP ILM
Retention Management hilft dabei, unternehmensweit Aufbewahrungsregeln zu verwalten und einzuhalten.
Effiziente Stilllegung von Altsystemen
Auch wenn Systeme stillgelegt werden, bleiben archivierte Daten jederzeit zugänglich. So können Unternehmen sicherstellen, dass auch nach der Deaktivierung von Altsystemen alle relevanten Informationen weiterhin abrufbar sind.
Vorteile von SAP ILM : Reduzieren Sie die Datenlast, senken Sie Ihre Kosten und verwalten Sie Ihre Daten rechtskonform
Kostenersparnis
Durch effiziente Datenarchivierung und -löschung können Unternehmen ihren Speicherbedarf erheblich senken, was wiederum zu geringeren Betriebs- und Lizenzkosten führt.
Verbesserung der Systemperformance
Eine optimierte Datenhaltung entlastet produktive Systeme und verbessert deren Performance.
Einhaltung rechtlicher Anforderungen und DSGVO-konformes Löschen
SAP ILM hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Datenschutzrichtlinien konsequent umzusetzen. Mit SAP ILM wird die Löschung personenbezogener Daten auf Basis der DSGVO sichergestellt. Dies schützt nicht nur die Privatsphäre der betroffenen Personen, sondern garantiert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Datenverarbeitung und -löschung.
Revisionssichere Archivierung
SAP ILM sorgt dafür, dass Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sicher und revisionssicher archiviert werden. So wird die langfristige Verfügbarkeit und Integrität der Daten gewährleistet, um allen regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.
Vorgehen: So gelingt die Implementierung von SAP ILM
Die Einführung von SAP ILM erfordert eine sorgfältige Planung. Unternehmen sollten zunächst die Voraussetzungen und Anforderungen prüfen. Welche Daten sollen archiviert werden? In welchem Format sind die Daten gespeichert? Kategorisieren Sie anschließend Ihre Daten in kritische, wichtige und weniger relevante Daten und wählen Sie die passende Archivierungsstrategie aus. Die Implementierung erfolgt dann in mehreren Schritten: Speicherlöschung einrichten, Automatisierung aktivieren, Datenintegrität sicherstellen, Zugriff und Sicherheit regeln. Abschließend sollte der Archivierungsprozess getestet und eine Dokumentation erstellt werden. Es empfiehlt sich darüber hinaus, alle sechs bis zwölf Monate die Archivierungsrichtlinien zu überprüfen.
Best Practices für den Einsatz von SAP ILM : Worauf Sie bei der Implementierung von SAP ILM achten sollten
Datenklassifikation und Datenkategorisierung:
- Herausforderung: Es ist nicht immer einfach zu entscheiden, welche Daten archiviert werden sollten und welche gelöscht werden können.
- Fallstrick: Unzureichende Datenklassifikation kann dazu führen, dass relevante Daten nicht archiviert werden oder wichtige Daten fälschlicherweise gelöscht werden.
Integration der Archivierungslösung in bestehende Systeme:
- Herausforderung: Die Integration von Archivierungslösungen in bestehende IT-Systeme und -Prozesse ist komplex, insbesondere wenn unterschiedliche Systeme genutzt werden.
- Fallstrick: Schlechte Integration kann dazu führen, dass die Archivierungslösungen nicht effizient genutzt werden und im schlimmsten Fall sogar Daten verloren gehen.
OnePager:SAP ILM – Ihr Guide zum DSGVO-konformen Sperren und Löschen
FAQ: Typische Fragen rund um SAP ILM
Ja, SAP ILM unterstützt Unternehmen dabei, personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen DSGVO-konform nachweisbar zu löschen. Ebenso ist das Löschen von Daten auf Wunsch mit wenigen Klicks umsetzbar.
Ja, SAP ILM lässt sich mit verschiedenen SAP-Lösungen wie SAP S/4HANA oder SAP Data Intelligence integrieren.
- Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben: Branchen wie beispielsweise Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Pharmazie und öffentliche Verwaltung, die spezifische gesetzliche Vorschriften zur Datenaufbewahrung und -löschung haben.
- Große Unternehmen mit umfangreichen Datenmengen: Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Daten aus verschiedenen Quellen arbeiten, benötigen eine effiziente Methode zur Archivierung und Verwaltung dieser Daten über ihren gesamten Lebenszyklus.
- Multinationale Unternehmen: Unternehmen, die international tätig sind und in verschiedenen Ländern unterschiedliche gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen, profitieren von den Funktionen zur Datenarchivierung und -löschung.
- Unternehmen mit hohem Datenvolumen- und Speicherbedarf: Unternehmen, die eine langfristige Speicherung von Daten benötigen, ohne die Performance ihrer Systeme zu beeinträchtigen.
Während sich klassische Archivierungslösungen hauptsächlich auf die Speicherung von Daten konzentrieren, bietet SAP ILM ein umfassendes Lifecycle Management mit automatisierten Löschprozessen und Compliance-Funktionen.
- SAP NetWeaver 7.0 oder höher
- Aktivierte ILM-Komponenten im SAP-System
- Konfiguration von Archivierungsobjekten und Aufbewahrungsrichtlinien
Die Dauer hängt von der Systemlandschaft, den Datenmengen und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Oft sind mehrere Monate für Planung, Konfiguration und Implementierung nötig.
Die Lizenzierung erfolgt in der Regel nach dem Umfang der ILM-Nutzung und den eingesetzten Modulen. Es empfiehlt sich, eine Beratung bei SAP oder einem Partner einzuholen.
Die Datenarchivierung basiert auf Archivierungsobjekten, die spezifische Geschäftsdaten erfassen. Diese Objekte werden nach definierten Regeln aus dem SAP-System entfernt und in einem Archivspeicher abgelegt.
Die kontrollierte Datenlöschung erfolgt in mehreren Schritten:
- Daten werden durch Aufbewahrungsregeln gesperrt (ILM Blocking).
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gemäß ILM Deletion gelöscht.
- Die Löschung ist revisionssicher protokolliert.
Aufbewahrungsregeln bestimmen die Dauer, wie lange Daten gespeichert werden müssen, bevor sie gelöscht werden dürfen. Diese Regeln basieren auf gesetzlichen, regulatorischen oder betrieblichen Anforderungen.
Unsere Leistung
Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Umsetzung von SAP ILM – von der Anforderungsdefinition und Datenkategorisierung über Auswahl der Archivierungsstrategie bis zu Implementierung, Test und Dokumentation.
Nutzen Sie unser bereits erprobtes Implementierungskonzept und unseren Best-Practice-Ansatz für SAP ILM.
Ihre Ansprechpartnerin
Celin Sophie Yazan
Success Story:SAP S/4HANA-Vorstudie bei der GEV Grundeigentümer-Versicherung
SAP S/4HANA: Cloud oder on-premises? Die eigenen Anforderungen erkennen und die Systemlandschaft optimal auf den Bedarf abstimmen.